🎯 Suite à mon article sur la réunionite, focus sur "Docs first" : la révolution douce des réunions.
Beaucoup de mes client me demandent : "Ok, mais concrètement, comment fait-on pour transformer ces discussions en pur moment d'efficacité ?".
Eh bien, parlons de "Docs first", une approche qui intrigue, séduit, mais qui fait aussi grincer des dents. Pourquoi ? Parce que si elle promet des réunions plus courtes et mieux ciblées, elle chamboule un peu nos habitudes. Alors, faisons le point, avec légèreté mais sans perdre de vue le pro. 😉
Avantages de "Docs first" : le bonheur des équipes bien préparées
🌟 1. Réduction du temps collectif : Plus besoin de monopoliser tout le monde pendant une heure pour simplement "passer les infos". Avec un mémo bien ficelé, les participants lisent individuellement et asynchronement.
👉 Exemple : Une réunion de 30 minutes avec 10 personnes = 300 minutes de temps collectif. Un mémo de 15 minutes ? 150 minutes max. Vous voyez la différence ?
De plus , le mémo peut être partagé avec un public plus large, comme des parties prenantes qui ne sont pas invités à la réunion. Ils peuvent ajouter leurs commentaires asynchrones, poser des questions, ou enrichir le débat avant même la réunion.
→ Résultat : Seules les personnes clés (décideurs, facilitateurs) assistent à la réunion, ce qui réduit le temps collectif tout en maximisant les contributions.
🌟 2. Réunions plus productives : Finies les explications à rallonge ! Une fois le mémo lu, la réunion devient un espace pour les échanges, les décisions, et les idées. Tout le monde arrive préparé. Magique, non ?
🌟 3. Clarté et transparence : Un mémo, c'est aussi une trace écrite. Pas d'oubli, pas de "je crois que tu avais dit…". Les faits sont là, noir sur blanc, prêts à être relus.
🌟 4. Inclusivité : Les collaborateurs introvertis, ou ceux qui ne peuvent pas participer à toutes les réunions, peuvent contribuer à leur rythme via des commentaires dans le mémo.
🌟 5. Standardisation : Avec des templates bien pensés, les mémos deviennent des petits bijoux d'organisation : clairs, efficaces et rapides à lire.
Inconvénients de "Docs first" : les cailloux dans la chaussure
🤔 1. La charge pour le rédacteur : On ne va pas se mentir : rédiger un mémo, c'est du boulot. Si tout repose sur une seule personne (souvent le manager), ça peut devenir lourd.
🤔 2. Trop de mémos tue le mémo : Si on commence à en écrire pour tout et n'importe quoi, ça devient vite une avalanche de documents que personne n’a le temps de lire.
🤔 3. La lecture négligée : Soyons honnêtes : qui n’a jamais oublié de lire un document avant une réunion ? Résultat : on répète quand même tout en réunion. 😅
🤔 4. Moins d'interactions spontanées : L'asynchronie, c'est pratique, mais ça peut étouffer les échanges instantanés et les idées qui fusent en réunion.
🤔 5. Tout le monde n'est pas un pro de la synthèse : Rédiger un mémo clair et pertinent, ça s'apprend. Et tout le monde n'est pas à l’aise avec cet exercice.
Remèdes pour des mémos qui brillent : on garde le meilleur, on oublie le reste
✅ 1. Alléger la charge du manager :
Déléguez la rédaction. Chaque responsable d’équipe ou chef de projet peut rédiger son mémo, tandis que le manager se concentre sur la validation.
Utilisez des templates. Une structure standard simplifie la vie : Contexte, Objectif, Analyse, Propositions, Décisions attendues.
✅ 2. Prioriser les sujets vraiment méritants : Pas besoin d’un mémo pour tout !
Un mémo ? Pour les décisions stratégiques ou les sujets complexes.
Un email ou un chat ? Pour les infos rapides ou les mises à jour simples.
✅ 3. Maximiser l’efficacité de la lecture :
Partagez les mémos 24 à 48 heures avant.
Ajoutez un résumé clair (TL;DR) au début. Une petite astuce qui change tout !
Bloquez des créneaux pour lire tranquillement (sans interruptions).
✅ 4. Réduire la participation obligatoire :
Si le mémo est clair, seules les personnes clés doivent assister à la réunion.
Favorisez les commentaires asynchrones dans le document pour résoudre les questions en amont.
✅ 5. Adoptez les bons outils :
Google Docs / Notion : pour rédiger et collaborer facilement.
Slack avec intégration Google Drive : pour partager rapidement et valider via des réactions ou sondages.
Trello / Asana : pour associer les mémos aux projets et suivre les actions décidées.
Et après ? Transformer le mémo en réunion qui avance
Voici quelques conseils pratiques pour transformer vos réunions Docs First en un moment efficace et collaboratif :
1️⃣ Un objectif clair : pourquoi êtes-vous là ? Commencez la réunion en rappelant son but (ex. : valider une proposition, choisir entre plusieurs options).
2️⃣ Respectez le temps. Divisez la réunion en trois parties :
5-10 minutes : Résumé des points essentiels du mémo (par le rédacteur).
15-20 minutes : Discussion et débat.
5 minutes : Validation des décisions et attribution des actions.
3️⃣ La règle d’or : pas de répétition. Si quelqu’un n’a pas lu le mémo, proposez-lui de le consulter après la réunion. Cela responsabilise tout le monde.
4️⃣ Distribuez les rôles :
Facilitateur : Veille au respect du temps et recentre les discussions.
Prise de notes (ou IA) : Documente les décisions et actions dans le mémo.
Décideur : Se prononce sur les points discutés.
5️⃣ Concluez par des actions concrètes.
Décisions prises.
Prochaines étapes.
Responsables pour chaque tâche.
En résumé : pourquoi ça marche
Le mémo : Un outil puissant pour élargir la participation tout en réduisant les réunions.
La réunion post-mémo : Ciblée sur les échanges essentiels et les décisions.
Alors, prêt(e) à adopter Docs First ? Partagez vos idées, vos expériences (et vos défis) en commentaire. Je suis curieuse de savoir comment ça se passe chez vous ! 🙌
TEMPLATE
[Titre du mémo]
Exemple : Proposition pour optimiser les réunions interéquipes
1. Résumé rapide (TL;DR)
Résumé de l’objectif et des propositions clés : Exemple :
2. Contexte
Pourquoi ce sujet est important ? Exemple : Les réunions interéquipes actuelles consomment beaucoup de temps sans produire des résultats clairs. Une optimisation est nécessaire pour améliorer la productivité.
3. Objectif
Quel est l’objectif de ce mémo ? Exemple : Proposer une nouvelle structure pour réduire le temps passé en réunion tout en augmentant leur efficacité.
4. Analyse des faits (données clés)
Quelles sont les données ou observations pertinentes ? Exemple :
5. Options ou solutions proposées
Quels sont les choix possibles ? Exemple :
6. Recommandation (facultatif)
Quelle est la solution recommandée ? Pourquoi ? Exemple : Option 2 est recommandée car elle combine efficacité (moins de temps en réunion) et amélioration de la communication grâce aux documents partagés.
7. Prochaines étapes
Quelles sont les actions attendues ? Exemple :
👉 Prochaine étape ?
Souhaitez-vous que j’approfondisse d’autres solutions à la réunionite?
Avez-vous testé des méthodes innovantes pour rendre vos réunions plus productives et humaines ?
Partagez vos idées, vos réussites (et vos galères, on apprend aussi des échecs !) en commentaire. 🙌Votre expérience peut inspirer d'autres professionnels en quête d'outils pour mieux collaborer !
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